Regulamin ustalone FIT

Regulamin określa zasady świadczenia usługi ustalone FIT dla studiów. Jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Częścią umowy jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 1. Usługodawca

1. Usługę świadczy DEVLAB spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Katowicach, ul. Uniwersytecka 13, 40-007 Katowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001172057, NIP 9542887760, REGON 541696907, kapitał zakładowy 6 000 zł (dalej: „Usługodawca” albo „my”).
2. Kontakt w sprawie usługi: fit@ustalone.com, tel. +48 518 964 553. Reklamacje i sprawy danych osobowych: ustalone@ustalone.com. Listownie — na adres siedziby.
3. Regulamin jest dostępny bezpłatnie pod adresem ustalone.com/fit/regulamin, w sposób, który pozwala go pobrać, zapisać i wydrukować.

§ 2. Definicje

• Usługa — system ustalone FIT do prowadzenia studia (np. pilatesu, jogi, siłowni, treningu personalnego): Panel, Strona Studia, konta Klientów Studia, zapisy, płatności online i powiadomienia.
• Studio — przedsiębiorca (osoba prawna, jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), który zawarł z nami Umowę.
• Umowa — umowa o świadczenie Usługi, obejmująca Wdrożenie i Abonament, zawarta na warunkach Regulaminu i Umowy wdrożeniowej.
• Umowa wdrożeniowa — dokument, w którym ze Studiem ustalamy pakiet, dane do faktury i planowany termin Startu.
• Wdrożenie — jednorazowy pakiet prac przygotowujących Studio do Startu, opisany w § 5.
• Abonament — opłata za korzystanie z Usługi w pakiecie Standard albo Pro.
• Start — dzień, od którego Studio przyjmuje przez Usługę zapisy i płatności.
• Panel — część Usługi dla Studia i jego Zespołu.
• Strona Studia — strona internetowa Studia działająca w Usłudze, pod Domeną albo Adresem tymczasowym.
• Domena — domena internetowa Studia, kupiona na dane Studia albo przeniesiona do nas przez Studio.
• Adres tymczasowy — adres w domenie ustalone.fit (nazwa.ustalone.fit), pod którym Usługa działa do podpięcia Domeny.
• Zespół — osoby, którym Studio dało dostęp do Panelu.
• Klienci Studia — osoby, które korzystają z oferty Studia: zakładają konta, zapisują się na zajęcia, kupują karnety.
• Operator płatności — dostawca płatności online, z którym Studio zawiera własną umowę; obecnie Przelewy24.

§ 3. Usługa i pakiety

1. Usługa obejmuje: Panel (grafik, zajęcia, karnety, zapisy, klienci, płatności, raporty, zespół, wiadomości), Stronę Studia, konta Klientów Studia, przyjmowanie płatności online przez Operatora płatności oraz powiadomienia do Klientów Studia e-mailem, SMS-em i na Telegramie (Telegram — tylko do osób, które same połączyły z nim konto).

2. Pakiety:

   • Standard — 249 zł netto miesięcznie;
   • Pro — 399 zł netto miesięcznie: zawiera pakiet Standard oraz czat studia z klientami, sklep internetowy studia i automatyczne wystawianie faktur.

   Do cen doliczamy podatek VAT. Szczegółowy zakres pakietów opisuje strona ustalone.com/fit i Umowa wdrożeniowa. Funkcje oznaczone w Panelu jako „w przygotowaniu” udostępniamy, gdy będą gotowe — do tego czasu nie są częścią Usługi.

3. SMS-y do Klientów Studia są w cenie obu pakietów, w zakresie zwykłej działalności Studia. Jeśli wysyłka wyraźnie odbiega od zwykłej działalności, możemy po uprzedzeniu Studia wprowadzić limit.

4. Dwie szaty graficzne Strony Studia są w cenie pakietu. Kolejne szaty Studio może kupić w Panelu — cenę widać przed zakupem, a doliczamy ją jednorazowo do najbliższej faktury za Abonament. Kupiona szata zostaje po zmianie pakietu.

5. Usługa nie obejmuje: obsługi prawnej, księgowej i podatkowej Studia, treści dokumentów Studia dla Klientów Studia (regulaminu, polityki prywatności) ani płatności poza Operatorem płatności (gotówki, terminala). Obsługę prawną Studia możemy świadczyć odpłatnie na podstawie odrębnej wyceny.

§ 4. Wymagania techniczne i ryzyka

1. Do korzystania z Usługi potrzebne są: aktualna przeglądarka internetowa, dostęp do internetu i adres e-mail. Do przyjmowania płatności online — umowa Studia z Operatorem płatności; do wysyłki SMS z nazwą Studia — zatwierdzenie nazwy nadawcy przez operatora SMS.
2. Korzystanie z usług przez internet wiąże się z ryzykami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, wyłudzanie danych (phishing) czy przejęcie skrzynki e-mail. Chroń hasła do Panelu i skrzynek Zespołu. Nigdy nie prosimy o podanie hasła.

§ 5. Zawarcie Umowy i Wdrożenie

1. Umowę zawieramy po prezentacji Usługi, przez podpisanie Umowy wdrożeniowej. Usługa nie ma samodzielnej rejestracji.
2. Po zawarciu Umowy wysyłamy zaproszenie na adres e-mail właściciela Studia. Aktywując konto, Studio akceptuje Regulamin i Umowę powierzenia w wersjach wskazanych przy aktywacji. Link aktywacyjny jest ważny 7 dni.
3. Wdrożenie kosztuje 4 999 zł netto, jest jednorazowe i obowiązkowe. Obejmuje:
   1. zakup Domeny na dane Studia albo przeniesienie do nas Domeny, którą Studio już ma, i jej podpięcie;
   2. złożenie Strony Studia z tekstów, zdjęć i logo dostarczonych przez Studio;
   3. podłączenie płatności online po zawarciu przez Studio umowy z Operatorem płatności i płatność testową;
   4. ustawienie nadawcy e-maili w Domenie Studia i nazwy nadawcy SMS;
   5. przeniesienie danych klientów Studia z dotychczasowego systemu — zgody marketingowe przenosimy tylko wtedy, gdy Studio ma ich dokumentację;
   6. pokaz Panelu na spotkaniu online.
4. Studio dostarcza materiały na Stronę Studia, zawiera umowę z Operatorem płatności, ponosi roczne opłaty za Domenę i samo ustawia w Panelu: usługi, cennik, zasady odwołań, grafik, Zespół i dokumenty dla Klientów Studia.
5. Jeśli Studio ma już stronę internetową, przenosimy Domenę do nas, bo pod nią działa system zapisów. Studio decyduje, czy dotychczasowa strona zostaje, czy zastępuje ją Strona Studia. Cena Wdrożenia jest taka sama.
6. Do Startu Usługa działa pod Adresem tymczasowym. Studio i Zespół mogą przygotowywać Panel, ale Strona Studia nie przyjmuje zapisów ani zakupów, nie trafia do wyszukiwarek, a Klienci Studia nie dostają wiadomości.
7. Termin Startu ustalamy w Umowie wdrożeniowej. Zależy on od dostarczenia materiałów przez Studio i od terminów niezależnych od nas: rejestracji Domeny, weryfikacji Studia u Operatora płatności i zatwierdzenia nazwy nadawcy SMS.
8. Opłata za Wdrożenie jest płatna na podstawie faktury, w terminie na niej wskazanym. Po rozpoczęciu prac opłata nie podlega zwrotowi, także gdy Studio zrezygnuje przed Startem. Jeśli Studio zrezygnuje przed rozpoczęciem prac, zwracamy ją w całości.

§ 6. Abonament i płatności

1. Usługa nie ma okresu próbnego. Abonament zaczyna się w dniu Startu.
2. Abonament jest płatny z góry, za okresy miesięczne:
   • kartą — pierwszą opłatę pobieramy automatycznie w dniu Startu, za okres do końca tego miesiąca, proporcjonalnie do liczby dni; kolejne — 1. dnia każdego miesiąca;
   • BLIK-iem — Studio płaci w dniu Startu za miesiąc liczony od dnia opłaty; o każdej kolejnej opłacie przypominamy e-mailem przed końcem okresu.
3. Płatności za Abonament obsługuje operator płatności wskazany w Panelu. Danych kart nie przechowujemy.
4. Za każdą opłatę wystawiamy fakturę VAT w dniu płatności. Faktury są dostępne w Panelu. Studio zgadza się na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
5. Zmiana pakietu: na wyższy — od razu, z dopłatą proporcjonalną do końca okresu; na niższy — od następnego okresu. Dane z modułów, których nie ma w niższym pakiecie, zostają i wracają po powrocie do wyższego pakietu.
6. Jeśli opłata kartą się nie uda, ponawiamy ją i informujemy o tym Studio e-mailem. Gdy opłata za okres nie wpłynie do jego końca, od następnego okresu Panel działa tylko do odczytu, a Strona Studia i zapisy — jeszcze przez 7 dni. Potem Strona Studia nie przyjmuje zapisów ani zakupów do czasu zapłaty. Jeśli zaległość trwa dłużej niż 30 dni, możemy rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia; do danych stosujemy wtedy § 10 ust. 5.
7. O zmianie cen Abonamentu informujemy co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Studio może przed tym dniem wypowiedzieć Umowę na zasadach z § 10.

§ 7. Obowiązki Studia

1. Studio korzysta z Usługi zgodnie z prawem i Regulaminem. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.
2. Za treść Strony Studia, ofertę, ceny, zasady odwołań i dokumenty dla Klientów Studia odpowiada Studio. Panel prowadzi przez dodanie dokumentów, ale ich treść należy do Studia — nie dostarczamy wzorów. Sprzedaż online rusza dopiero wtedy, gdy Studio ustawi zasady odwołań i płatności oraz opublikuje regulamin i politykę prywatności dla Klientów Studia.
3. Studio ma prawa do materiałów, które nam przekazuje (teksty, zdjęcia, logo, filmy), i udziela nam niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na korzystanie z nich w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi, na czas trwania Umowy.
4. Wobec Klientów Studia sprzedawcą jest Studio. Pieniądze trafiają bezpośrednio na rachunek Studia u Operatora płatności — nie pośredniczymy w płatnościach i nie jesteśmy stroną umów między Studiem a Klientami Studia. Obowiązki podatkowe i fiskalne (paragony, faktury, stawki VAT) Studio ustala ze swoją księgową. W pakiecie Pro Usługa wystawia faktury w imieniu Studia, z danymi i stawkami ustawionymi przez Studio. Potwierdzenie płatności w Usłudze nie jest dokumentem fiskalnym.
5. Wiadomości marketingowe Studio wysyła wyłącznie do osób, które wyraziły na nie zgodę, i nie omija mechanizmu zgód w Usłudze.
6. Studio nadaje Zespołowi tylko potrzebne uprawnienia i odbiera dostęp osobom, które przestały z nim współpracować.
7. Nie wolno: próbować uzyskać dostępu do danych innych studiów, zakłócać działania Usługi, w tym wysyłać automatycznie dużej liczby zapytań, ani odsprzedawać Usługi.

§ 8. Domena i Strona Studia

1. Domena jest kupowana na dane Studia i pozostaje jego własnością. Roczne opłaty za Domenę ponosi Studio.
2. W czasie trwania Umowy utrzymujemy ustawienia Domeny potrzebne do działania Usługi, w tym poczty Studia w Domenie.
3. Po zakończeniu Umowy przekazujemy Studiu pełną kontrolę nad Domeną.
4. Po podpięciu Domeny Adres tymczasowy przekierowuje na Domenę. Nazwy z Adresu tymczasowego nie przydzielamy innemu studiu, także po zakończeniu Umowy.

§ 9. Dostępność i zmiany Usługi

1. Dbamy o ciągłość działania Usługi. Prace techniczne planujemy poza godzinami największego ruchu i — gdy to możliwe — zapowiadamy w Panelu z wyprzedzeniem. Awarie usuwamy bez zbędnej zwłoki.
2. Rozwijamy Usługę. O zmianach, które istotnie ograniczają Usługę, informujemy co najmniej 30 dni wcześniej — Studio może przed ich wejściem w życie wypowiedzieć Umowę.
3. Nie odpowiadamy za przerwy w działaniu usług zewnętrznych, na których opiera się Usługa — Operatora płatności, rejestratora Domeny, operatorów SMS i poczty — o ile nie wynikają z naszej winy.

§ 10. Czas trwania i rozwiązanie Umowy

1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.
2. Studio może wypowiedzieć Umowę w każdej chwili, pisząc z adresu właściciela na fit@ustalone.com. Usługa działa do końca opłaconego okresu, a Umowa wygasa z jego końcem. Opłaty za bieżący okres nie zwracamy.
3. Możemy wypowiedzieć Umowę z ważnych przyczyn — rażącego lub uporczywego naruszania Regulaminu albo dostarczania treści o charakterze bezprawnym — z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. Jeśli naruszenie zagraża bezpieczeństwu Usługi, innych studiów albo Klientów Studia, możemy zablokować dostęp do czasu wyjaśnienia sprawy, informując Studio o tym i o przyczynie.
4. Jeśli zakończymy świadczenie Usługi, uprzedzimy o tym co najmniej 60 dni wcześniej.
5. Po zakończeniu Umowy Strona Studia nie przyjmuje zapisów ani zakupów, a Studio przez 30 dni może pobrać z Panelu swoje dane (klientów ze stanem zgód, rezerwacje, płatności). Po tym czasie usuwamy dane z Usługi, a z kopii zapasowych — w ciągu kolejnych 30 dni, chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowywania. Domenę przekazujemy Studiu zgodnie z § 8 ust. 3.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Odpowiadamy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy tylko w granicach szkody rzeczywistej — bez utraconych korzyści — i najwyżej do wysokości opłat abonamentowych zapłaconych przez Studio za 3 miesiące poprzedzające zdarzenie, z którego wynika szkoda.
2. Ograniczenie z ust. 1 nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
3. Nie odpowiadamy za: treści i ofertę Studia, rozliczenia między Studiem a Klientami Studia, decyzje podatkowe Studia, dane wprowadzone przez Studio z błędami ani za działanie usług zewnętrznych w zakresie opisanym w § 9 ust. 3.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi zgłaszaj na ustalone@ustalone.com albo listownie na adres siedziby.
2. Opisz, czego dotyczy reklamacja i czego oczekujesz, oraz podaj adres do odpowiedzi.
3. Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji.

§ 13. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta

Do osoby fizycznej zawierającej Umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego, stosuje się przepisy o ochronie konsumentów w zakresie przewidzianym przepisami prawa. Postanowienia Regulaminu, które byłyby z tymi przepisami sprzeczne, nie mają do niej zastosowania.

§ 14. Dane osobowe

1. Dane Klientów Studia i Zespołu, które Studio przetwarza w Usłudze, przetwarzamy w imieniu Studia jako podmiot przetwarzający. Administratorem tych danych jest Studio. Zasady określa Umowa powierzenia, którą Studio akceptuje przy aktywacji konta.
2. Dane osób reprezentujących Studio i osób kontaktowych przetwarzamy jako administrator — zasady opisuje polityka prywatności ustalone.com.

§ 15. Treści nielegalne i punkt kontaktowy

1. Strona Studia jest publiczna. Treści na niej umieszcza Studio, a my je przechowujemy i udostępniamy.
2. Punktem kontaktowym dla użytkowników i organów państw członkowskich, o którym mowa w art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych), jest adres ustalone@ustalone.com. Komunikujemy się po polsku i po angielsku.
3. Zgłoszenie treści, którą uważasz za nielegalną, wyślij na ten sam adres: wskaż, gdzie jest ta treść i dlaczego uważasz ją za nielegalną. Rozpatrzymy je bez zbędnej zwłoki. Jeśli ograniczymy dostęp do treści Studia, poinformujemy Studio o tym, o przyczynie i o możliwości odwołania się mailem.

§ 16. Zmiany Regulaminu

1. Możemy zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany funkcji Usługi, względów bezpieczeństwa albo decyzji organów.
2. O zmianie informujemy e-mailem i w Panelu co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Jeśli Studio nie akceptuje zmian, może przed tym dniem wypowiedzieć Umowę na zasadach z § 10.
3. Zmiany wyłącznie na korzyść Studia mogą wejść w życie od razu.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. Regulamin podlega prawu polskiemu.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem § 13.
3. W sprawach, w których Umowa wdrożeniowa stanowi inaczej niż Regulamin, pierwszeństwo ma Umowa wdrożeniowa.
4. Regulamin obowiązuje od 9 października 2026 r.